A importância do ciclo PDCA para o planejamento pessoal e empresarial

  07/03/2020

Neste post falarei sobre algo que  foi desenvolvido no início do século XX, por volta de 1924 pelo americano Walter Shewhart, mas que ainda  permanece atual e tem contribuído muito para a tarefa de  planejamento, mas não somente o ato de planejar, mas sim fazer com que o plano saia da sua cabeça e se torne realidade.

 

O que foi desenvolvido por Shewhart foi o método PDCA, que é um acrônimo das palavras:

  • Plan - Planejar
  • Do - Fazer
  • Check - Checar
  • Act - Agir

 

O método PDCA, chamado por muitos de modo equivocado de ferramenta PDCA,  ficou mundialmente conhecido através do americano Willian E. Deming, quando este mesmo apresentou o PDCA aos japoneses durante a fase de reconstrução do país após o término da segunda guerra mundial, portanto estamos falando de um método desenvolvido por americanos, testado e aprovado primeiramente pelos japoneses (década de 50 do século XX) e que começou a ser utilizado pelos americanos a partir da década de 70, quando o então  americano W. E. Deming, até então desconhecido nos USA, passou a ensinar o PDCA, que foi criado por Shewhart para grandes empresas como Ford, Xerox, entre outras da época.

 

Mas agora alguém pode perguntar: Como um método desenvolvido há anos, utilizado por empresas em questões administrativas, desconhecido por muitos pode ajudar no meu planejamento pessoal,  no alcance dos meus sonhos? A resposta é fácil: O PDCA organizará seus planos e suas ações e lhe servirá de guia, para que você não perca o foco ao longo da jornada.

 

É sabido por todos o quanto é difícil manter o foco e não se perder na montanha de coisas que nos assolam todos os dias, o quanto é comum aparecerem situações inesperadas que nos distanciam dos nossos objetivos, e o método PDCA atua nestes casos como um  "GPS" cujo objetivo é nos manter no caminho certo, nos alertando sempre que o trajeto não estiver alinhado com o objetivo que definimos na fase de planejamento.

 

Vamos agora iniciar a análise do método e entender melhor como cada etapa pode nos ajudar no alcance dos nossos sonhos.

 

Plan - Planejar

Todos sabem ou deveriam saber que o primeiro passo  para que,uma grande tarefa ou uma grande missão seja realizada consiste em planejar o que deve ser feito e como deve ser feito. Tenham certeza de uma coisa, nada será bem feito se não for realizado um planejamento adequado da situação. No planejamento,  o primeiro passo é identificar onde estamos, e para onde desejamos ir, onde queremos chegar e o que planejamos alcançar. Com essa clareza, podemos traçar um plano de ação concreto e começar a trabalhar em busca de nossos sonhos.

Isto parece simples, mas pesquisas demonstram que cerca de 95% das pessoas não tem os seus objetivos definidos, e todos nós sabemos que quando os objetivos não são definidos, fica difícil chegar a algum lugar. Por outro lado,  vale lembrar também que apenas definir sonhos ou objetivos não é suficiente, pois se todos praticassem os sonhos que tem em mente, com certeza viveríamos num mundo muito melhor, portanto, após definir seus sonhos, gaste um bom  tempo detalhando quais ações são necessárias implementar  para que  esses sonhos sejam alcançados. Coloque tudo isto no papel e então você terá concluído  a primeira etapa do ciclo PDCA e agora já dispõe de um planejamento adequado para a concretização de seus sonhos.

 

Do - Fazer

A segunda etapa do método consiste em colocar em prática as ações definidas anteriormente. Esta etapa é aquela que serve de transporte entre a situação atual e a situação futura desejada. O plano de ação é a ferramenta que você deve ter em mãos para que os seus planos se tornem realidade. Lembre-se que os planos não se tornarão realidade por si só, será necessário esforço, disciplina e foco para que as ações sejam implementadas. Por outro lado, ter um plano de ação elaborado criará em você uma certeza da capacidade de concretização dos seus sonhos, pois ele alimentará a esperança, que é o combustível fundamental neste processo de transformar o sonho em realidade

 

C - Check

Algumas pessoas acham que com um punhado de sonhos estabelecidos e um plano de ação nas mãos, basta esperar que as coisas darão certo, mas isso não é verdade, por isso a terceira etapa do ciclo PDCA serve como um momento de reflexão, em que confrontamos  os objetivos traçados, as ações definidas e comparamos o que foi planejado e o que foi realizado até o momento. O bom senso diz que esta avaliação deve ser realizada pelo menos a cada quinze dias, e caso seja identificada alguma ação não implementada, deve-se descobrir os motivos desta falha e corrigi-las, da mesma forma pode acontecer de todas as ações terem sido implementadas e você não enxergar os resultados, assim como no caso das ações é preciso descobrir o porquê deste fato e corrigir o que estiver errado.

O importante desta fase é que ela serve como uma espécie de guardiã de todo o processo, pois quando a mesma é praticada de forma regular, os eventuais desvios de rota aparecem e somos forçados a corrigi-los para que possamos alcançar os resultados planejados.

 

A - Act

A última etapa do ciclo  PDCA tem duas funções básicas, sendo que a primeira delas é implementar as correções necessárias quando forem encontrados problemas na fase de monitoramento (check), ou seja, quando as ações não foram implementadas dentro do prazo, ou quando as ações foram implementadas, porém não surtiram os resultados esperados, é necessário que se faça uma reflexão sobre as causas desta  situação e volte nas etapas de planejamento  P ou  de execução D para corrigir o que  for necessário.

A segunda função básica é quando você verifica que uma ação apresentou o resultado esperado, ou seja, DEU CERTO. Neste momento, além de comemorar,  é a hora  em que você deve criar uma maneira de tornar esta ação uma rotina a ser seguida, visto que estas ações proporcionaram a você atingir aos objetivos que você havia traçado. Aqui vale lembrar uma fase do filósofo Aristóteles:

"Somos o que repetidamente fazemos. Portanto, a excelência não é um feito, é um hábito", portanto transforme num hábito as ações que deram certo.

 

 

Em resumo, o ciclo  PDCA é algo simples de ser entendido, mas a sua implementação de forma correta requer  uma disciplina a qual poucas pessoas estão habituadas, mas fica aqui uma palavra de apoio e motivação.

 

Se você não tem conseguido manter seu foco, se você tem planejado mas não tem conseguido transformar esse planejamento em realidade, ou  mesmo se você não tem feito planejamento nenhum,  sugiro  que pratique o método PDCA e você verá que muito daquilo que você não conseguia fazer começará a se tornar realidade e você passará  a ter controle da situação e encontrará o foco que você tanto procura e a motivação que lhe falta surgirá naturalmente em função dos pequemos avanços que serão vivenciados ao longo desta jornada.

 

Esperamos sinceramente que todos os seus planos se tornem realidade e que você possa viver o melhor dessa vida em todos os sentidos.

 

Equipe Vision Consulting


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